Secrétaire au service Qualité et Gestion des Risques

Date limite de candidature :

Zone géographique : Flandre intérieure

Type d’emploi : Administratif

Description du Contexte / Environnement du poste

Lieu d’exercice

EPSM DES FLANDRES 

790, route de Locre 59270 BAILLEUL

Missions générales

Missions générales

Missions principales confiées à l’agent : 

  • Gestion administrative et assistance dans l’organisation de l’ensemble des missions assurées par le service en charge de la Qualité et de la Sécurité des Soins : rendez-vous, réunions, audits, Comité Qualité et Gestion des Risques, etc.
  • Mise à jour des données/des fichiers de la DQGR (listes de professionnels, liste correspondants qualité) ;
  • Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques ;
  • Traitement du courrier (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ;
  • Assistance au traitement des FEI, déclarations de chutes et de situations d’agressivité (logiciel ENNOV) ;
  • Assistance au traitement des résultats d’enquêtes, audits, évaluations…
  • Reproduction et diffusion de documents ;
  • Assistance à l’élaboration et/ou au suivi de procédures.

 

Description des missions et activités du poste :

  • Planification, organisation et invitations de CREX (réservations des salles et véhicules) ;
  • Organisation de différentes réunions (recherche de disponibilités des participants, réservation de salles, soutien logistique…)
  • Mise à jour des tableaux de suivi – CREX, FEI…
  • Planification annuelle anticipée des RDV avec les professionnels « Trios de Pôle » et avec les « Correspondants Qualité et l’encadrement »,
  • Mise à jour sur EXCEL et ENNOV de la liste des référents des unités (Correspondants qualité…),
  • Export hebdomadaire des fiches d’événements indésirables (FEI – FEC et SAG),
  • Impression et diffusion de documents, de dossiers, de procédures dont diffusion « papier » tous les 3 mois (extraction des procédures) des documents Qualité qui sont mis en ligne sur ENNOV et mise à jour des classeurs jaunes des procédures à la cellule qualité,
  • Envoi et saisie des questionnaires de sortie/satisfaction et/ou enquêtes à l’aide du logiciel SPHINX,
  • Exports mensuels et trimestriels des questionnaires de sortie,
  • Paramétrage des fonctions sur ENNOV (fiches DRH),
  • Refaire l’archivage des dossiers informatisés (création, classement par année, etc…),
  • Archivage des documents papiers à transmettre au service « archivage ». 

Caractéristiques particulières du poste

Caractéristiques particulières du poste 

Moyen mis à disposition :

  • Mobilier de bureau, matériel informatique, téléphone fixe, véhicule de l’établissement pour les déplacements, logiciels de saisie et de GED.

 

Contraintes spécifiques :

  • Travail sur 2 écrans.

Responsables fonctionnels / Liens privilégiés

 Responsables fonctionnels / Liens privilégiés

N+2 : Directeur Adjoint en charge de la Qualité et de la Gestion des Risques.

N+1 : Ingénieur Qualité et Gestion des Risques.

Relations fonctionnelles : 

  • Equipe Qualité / Gestion des risques de l’EPSM des Flandres.
  • Ensemble des professionnels des services (de Soins, Médico-Sociaux, Administratifs, Médico-Techniques et logistiques).

Compétences attendues et souhaitées

Compétences attendues et souhaitées

Formation ou qualification :

  • Diplômée de la Croix Rouge Française de Lille en secrétariat médical,

  • Formation aux outils dédiés à la QGR : ENNOV et SPHINX.

    Connaissances particulières : 

  • Accueil téléphonique et physique,
  • Utilisation et maîtrise des outils bureautiques, 
  • Utilisation et maîtrise des Logiciels dédiés à la Qualité/Gestion des Risques (ENNOV et SPHINX),

  • Connaissance et fonctionnement du milieu hospitalier.

    Savoir-faire : 

  • Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics, des usagers,
  • Évaluer la pertinence/la véracité des données et/ou informations, 
  • Classer des données, des informations, des documents de diverses natures,
  • Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations, 
  • Travailler en équipe,
  • Utiliser les outils bureautiques,

  • Utiliser les logiciels métier (ex : ENNOV et SPHINX).

    Savoir-être : 

  • Rigueur, méthode et organisation, 
  • Qualités relationnelles, 
  • Démontrer un esprit de synthèse, 
  • Etre à l’écoute des besoins des usagers, des professionnels et de l’institution, 
  • Discrétion professionnelle,
  • Diplomatie.

Contact

Contact
Responsable RH 

Mme Mariette LEROUGE

Secretariat.DRH@epsm-fl.fr 

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Renseignements

Directeur des Affaires Générales

M. Rémi BOURY

Remi.boury@ghtpsy-npdc.fr

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Date limite de candidature : 

12 juin 2026

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Candidature à adresser à :

Secrétariat DRH

790 route de Locre

BP139

59270 Bailleul 

Secretariat.DRH@epsm-fl.fr